Cách trả lời email bằng tiếng Anh hoàn chỉnh nhất

Cách trả lời email bằng tiếng Anh hoàn chỉnh nhất

Công nghệ 4.0 tạo ra những công cụ giao tiếp hữu ích, nhanh chóng và tiện lợi như tin nhắn SMS, tin nhắn Facebook, Zalo và đặc biệt là thư điện tử (email). Bất kể bạn đang làm việc ở ngành nghề, lĩnh vực nào, hầu như bạn đều thường xuyên nhận được email dường như mỗi ngày. Vậy trong trường hợp phải trải lời email bằng tiếng Anh, bạn cần phải tuân theo những quy tắc nào? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để bỏ túi những bí quyết bổ ích nhất cho một thư email hoàn chỉnh.
 
Cách trả lời email bằng tiếng Anh

Cách trả lời email bằng tiếng Anh

 

Một số cách trả lời email bằng tiếng Anh thông dụng

Có nhiều cách trả lời email bằng tiếng Anh khác nhau, tuỳ thuộc vào ý định, mục đích hoặc đối tượng bạn gửi email để lựa chọn hình thức phù hợp nhất. Nhìn chung, có 2 cách phản hồi dưới đây:

Email trả lời tự động

Email trả lời tự động

Email trả lời tự động

Trong thời đại công nghệ số, có nhiều công cụ để bạn có thể thiết kế sẵn email trả lời tự động. Loại email này thường được sử dụng nhiều trong kinh doanh với số lượng khách hàng quá lớn và bạn không thể có đủ thời gian, công sức để phản hồi email. Ngoài ra, bạn có thể dùng chức năng này để thiết lập thư tự động thông báo cho mọi người về việc vắng mặt của bạn và không thể trả lời họ ngay lập tức.

Email được cá nhân hoá

Email cá nhân hoá

Email cá nhân hoá

Đây là hình thức phản hồi phổ biến hiện nay. Với hình thức này, bạn thiết kế nội dung email riêng cho từng cá nhân người nhận. Và để có một email cá nhân hoá hoàn chỉnh, bạn cần học những kỹ năng viết mail cơ bản và sẽ được hướng dẫn chi tiết trong đề mục dưới đây.

Cấu trúc viết trả lời email bằng tiếng Anh chuẩn

Phần mở đầu

Bắt đầu với lời chào “Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A” hoặc “Dear Sir/ Dear Madam“ nếu bạn không biết tên của người nhận.

Phần thân

Sau khi gửi lời chào, bạn cần bắt đầu với một lời chào và mục đích của bức thư nêu rõ về việc bạn đã nhận email trước đó và đây là email phản hồi cho những thắc mắc, vấn đề đã được đề cập. 

Ví dụ: Thank you for inquiring about our new marketing agency position on our website.

Hoặc I am very happy to receive your requests about our products.

Tiếp theo là phần nội dung chính của email. Bạn hãy chia email thành nhiều đoạn, tương ứng mỗi đoạn là câu trả lời/phản hồi của bạn về những thắc mắc mà người nhận đã đề cập trong email trước đó.

Phần kết

Một lời cảm ơn là vô cùng cần thiết ở bất kỳ email nào, thể hiện sự tôn trọng và phép lịch sử của bạn đối với người nhận. Cuối thư, hãy gửi lời chào và đừng quên ký tên để kết thúc thư.

Ví dụ:

Best regards,

Thao. 

Ví dụ về cách trả lời email bằng tiếng Anh

Ví dụ thư chấp nhận 

“Dear Mrs. White,

I am pleased to tell you that your application to our company has been approved. It is great to have you as one of our new teammates for the upcoming days.

Mrs. White, as we said before in our last interview, our vision is to be one of the best websites where provides online English course to students all over the world. With millions of users, our website needs great coders to remain and develop. And of course, we hope you will the one who can create new value to this.

Our entire team looks forward to an open and professional partnership with you. If you have any questions, don’t hesitate to contact me via this email.

Have a productive day!

Best regards,

Thao.”

Ví dụ thư từ chối lời mời

“Dear Mr. Chen,

Pardon the delay in responding to your email. Recently, I have been in the process of setting up my own startup so I have been quite busy.

I very much appreciate your invitation to work for your company. However, as I said above, time may not be appropriate for me to accept your invitation.

Thank you for understanding.

Best regards,”

Nguồn: Ejoy English

Trả lời khách hàng cho những thắc mắc về sản phẩm

“Dear Mrs.Jones,

Thank you for your inquiry about our new office cleaning service. We are currently providing top-rated service in the Chicago area. In order to provide you an estimation of the cost of our services and more information, I would like to schedule a meeting at your office on any working day.

Do not hesitate to email or call me via the hotline if you have any further questions. I hope we can provide our service to you soon.

Sincerely,

Thao.”

Nguồn: Ejoy English

Lưu ý quan trọng khi viết thư

Rõ ràng, trực tiếp và không mơ hồ
Bạn cần nắm rõ được những yêu cầu, đòi hỏi của người nhận và những gì bạn cần đáp ứng, phản hồi trong email. Tránh lòng vòng, lan man nhưng cũng không được quá ngắn gọn, luôn trình bày rõ ràng và đầy đủ các thông tin cần thiết, kiểm tra và chỉnh sửa email trước khi gửi đi.
 
Hãy phản hồi trong vòng 24h
Bạn nên phản hồi email càng sớm càng tốt, đây là một điểm cộng lớn trong mắt người nhận. Nhất là khi bạn đang ứng tuyển một công việc, phản hồi sớm sẽ giúp nhà tuyển dụng có ấn tượng tốt về bạn. Trong môi trường doanh nghiệp, trả lời trong vòng 24h đóng vai trò hết sức quan trọng, ảnh hưởng đến chất lượng chăm sóc khách hàng, từ đó ảnh hưởng đến uy tín và lợi nhuận của cả công ty.
 
Trên đây là những điểm kiến thức hữu ích bạn cần nắm để biết cách trả lời email bằng tiếng Anh một cách hoàn chỉnh nhất. Hãy ghé thăm thêm các chủ đề khác của Language Link Academic để dung nạp những thông tin thú vị về tiếng Anh nhé!
 
 
 

Tải xuống MIỄN PHÍ ngay
Bộ tài liệu học tốt tiếng Anh độc quyền của Language Link Academic (cập nhật 2020)!

Kiểm tra tiếng Anh miễn phí ngay cùng chuyên gia khảo thí đến từ Anh Quốc
& nhận những phần quà hấp dẫn!

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Thì tương lai đơn và những kiến thức quan trọng cần nắm

Tất tần tật những kiến thức quan trọng về thì tương lai đơn

Thư viện tiếng Anh 22.09.2022

Thì tương lai đơn là một trong những thì quan trọng trong ngữ pháp tiếng Anh Nó cũng thường hay được ử dụng trong [...]
Tìm hiểu về trạng từ chỉ tần suất trong tiếng Anh

Trạng từ chỉ tần suất – Định nghĩa, vị trí, cách dùng và bài tập

Thư viện tiếng Anh 22.09.2022

Trong quá trình giao tiếp tiếng Anh, bạn chắc hẳn đã bắt gặp thường xuyên những trạng từ chỉ tần uất Đặc biệt [...]
Tổng hợp thì quá khứ tiếp diễn từ A-Z

Tổng hợp kiến thức thì quá khứ tiếp diễn từ A đến Z

Thư viện tiếng Anh 20.09.2022

Quá khứ tiếp diễn là một trong những thì quan trọng và thường gặp trong tiếng Anh Không ít người học gặp khó khăn [...]
Previous Next

Đăng ký tư vấn ngay!