Hướng dẫn cách viết e-mail công việc dễ dàng hơn

Nếu như ngày xưa người ta dùng phương thức chuyển thư bằng tay để trao đổi thông tin thì ngày nay có quá nhiều lựa chọn khác để bạn trao đổi thông tin cho nhau. Bạn có thể gọi điện, gửi tin nhắn sms, gửi tin nhắn facebook, viber, zalo… (dịch vụ OTT) hoàn toàn miễn phí và rất nhanh chóng. Thế nhưng Email là thứ rất quan trọng cho việc trao đổi thông tin trong công việc.

Mỗi ngày bạn viết khoảng bao nhiêu e-mail công việc?

Nếu câu trả lời là “rất nhiều,” bạn chắc chắn phải đọc bài viết này. Nó không chỉ có ích cho bạn, nó còn có thể là “cứu tinh” của bạn đấy.

Chúng ta đều biết e-mail là một phần cực kỳ quan trọng trong thế giới công sở. Cho đến nay, vẫn có tới hơn 90% những người được hỏi cho rằng e-mail là công cụ hữu hiệu để làm việc của họ. Nhưng có tới khoảng 60% những người này vẫn cảm thấy bối rối mỗi khi phải giao tiếp bằng e-mail. “Bút sa gà chết,” câu này hẳn chính là để miêu tả việc viết e-mail công việc. Nếu không cẩn thận, đây còn có thể là cái bẫy mà chúng ta tự tạo cho mình.

Trong chủ đề ngày hôm nay, Language Link Academic sẽ hướng dẫn cách viết e-mail công việc dễ dàng hơn cho bạn. Nào, hãy cùng tìm hiểu nhé!

Khi viết e-mail công việc, có kha khá những quy tắc mà các bạn cần biết và phải biết. Chúng ta có thể liệt kê chúng như sau:

Quy tắc 1. Viết nội dung rõ ràng

Đây là hướng dẫn viết e-mail chuyên nghiệp đầu tiên mà bạn cần đáp ứng cho “chiếc” e-mail của mình. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng những câu ngắn, những từ đơn nghĩa với ngữ pháp thật chuẩn.

Điều này không có nghĩa là bạn không nên viết những câu dài hay dùng tất cả những từ mà bạn muốn. Chỉ có điều những câu dài sẽ giảm sự tập trung của người đọc và còn tăng khả năng họ bỏ lỡ một vài từ trong khi đọc, khiến họ hiểu sai hoặc hiểu thiếu những gì bạn muốn trình bày.

Tương tự, những từ đa nghĩa và phải xác định nghĩa bằng các ngữ cảnh cụ thể cũng buộc người đọc phải tập trung hơn khi đọc e-mail của bạn, điều này khá khó vì xu hướng của rất nhiều người là đọc lướt và chỉ tập trung vào những phần họ cho là quan trọng. Nếu sự mập mờ của bạn “cản” mắt họ, họ sẽ bỏ qua chứ không buồn suy luận cho đến cùng. Ngoài ra, việc sử dụng những câu ngắn và từ đơn nghĩa sẽ giúp tiết kiệm nhiều thời gian khi truyền đạt thông tin hơn, đúng không?

Quy tắc 2. Không lẫn lộn các chủ đề

Chẳng mất gì nếu chúng ta viết 2 e-mail về 2 chủ đề khác nhau cả. Có thể người gửi của 2 e-mail này là một, nhưng nếu chúng ta viết 1 e-mail cho tất cả các chủ đề, sẽ là rất khó khăn cho chúng ta trong việc theo dõi và xử lý các việc khác nhau.

Khi e-mail của bạn gửi tới một nhóm người, bạn sẽ nhận ra đây là một tiêu chuẩn vô cùng cần thiết. Khi số lượng e-mail trong loop đó tăng dần lên, nếu các chủ đề lẫn lộn, bạn chắc chắn sẽ chết chìm trong biển e-mail đó đấy. Vì thế, hãy nhớ không để lẫn lộn các chủ đề của e-mail.

Quy tắc 3. Viết tiêu đề thật rõ ràng

Tiêu đề của e-mail sẽ là thứ luôn hiển thị trên list e-mail. Một tiêu đề rõ ràng sẽ giúp ích rất nhiều cho người nhận quản lý và theo dõi.

Tiêu đề e-mail tốt nhất nên bao quát và khái lược về chủ đề của e-mail. Trong công việc, bạn nên có một mẫu tiêu đề chung dùng với cả nhóm để tiện theo dõi cho các chủ đề thông thường như: Xin nghỉ, bàn giao công việc, gửi-nhận tài liệu,…

Để người nhận có thể nhận biết được rõ hơn độ cần kíp của “chiếc” e-mail, bạn có thể thêm từ URGENT ở đầu tiêu đề e-mail. Ngoài ra, với mục thứ ba của hướng dẫn viết e-mail chuyên nghiệp này, chúng tôi cho rằng bạn nhất định phải tuân thủ việc viết tiêu đề để tránh e-mail bị đánh dấu spam và người nhận không thể đọc nó.

Quy tắc 4. Giữ văn phong lịch sự

Văn phong của e-mail ít nhiều gì cũng nên có độ trang trọng nhất định.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn buộc phải viết e-mail như một con robot cứng nhắc. Bạn có thể hành văn tự do hơn với những người trong cùng nhóm của mình, hoặc thêm vào các emoji (biểu tượng cảm xúc) nếu muốn. Có một nghiên cứu chỉ ra rằng văn phong thân thiện sẽ giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn văn phong trang trọng. Vì thế, hãy linh hoạt để hành văn tự tin nhất có thể nhé.

Quy tắc 5. Lựa chọn cách chào mở đầu và kết thư phù hợp

Mở đầu thư tưởng như dễ dàng nhưng cũng có thể khiến bạn khá băn khoăn khi lựa chọn từ đấy. Bình thường thì chúng ta có thể dùng 1 trong số các từ sau để chào mở đầu:

• Dear…
• To…
• Hello/Hi/Hey…

Như bạn có thể thấy, cách thứ ba có vẻ rất thân thiện. Và bạn chỉ nên sử dụng nó với người quen, thân thiết hoặc cùng nhóm với bạn thôi nhé. Dear có vẻ phổ biến hơn cả, và theo sau nó có kha khá cách lựa chọn cho bạn tùy mức độ trang trọng.

• Dear Sir/Madam,
• Dear Mr. ABC,
• Dear ABC,
• Dear all,

To cũng tương tự Dear, nhưng ngoài ra, nó còn có một cụm cố định mà bạn nên biết để sử dụng khi không rõ người nhận cụ thể là ai: To whom it may concern (Gửi những người có liên quan).

Để kết thư, chúng ta có rất nhiều cụm. Thông thường, bạn có thể chọn sử dụng một trong số những cụm sau tùy theo mức độ trang trọng:

• Sincerely,
• Kind/Best/Warm regards,
• All the best,
• Best,
• Cheers,
• Thank you/Thanks,
• See you (soon),
• Take care,
• Bye (for now),

Bạn thấy đấy, trên đây là một vài hướng dẫn viết e-mail chuyên nghiệp mà Language Link Academic muốn giới thiệu với các bạn. Áp dụng những hướng dẫn này sẽ giúp bạn nhẹ nhàng hơn với việc soạn e-mail mỗi ngày.

Cùng tham khảo khóa học Tiếng Anh Giao tiếp Chuyên nghiệp dành cho sinh viên đại học và người đi làm và tiếp tục ủng hộ blog của chúng tôi nhé!