Làm thế nào để viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp nhất

Theo dòng chảy của kỷ nguyên số, thư điện tử (email) càng ngày càng phổ biến và trở thành một công cụ giao tiếp, trao đổi thông tin quan trọng trong học tập, công việc. Và để đáp ứng nhu cầu hội nhập quốc tế, email được tiêu chuẩn hoá ngôn ngữ, đòi hỏi mỗi chúng ta cần trang bị đầy đủ kỹ năng viết email bằng tiếng Anh. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các bước cơ bản để có một email bằng tiếng Anh hoàn chỉnh và bí quyết để email trở nên chuyên nghiệp, ấn tượng nhất!

Cấu trúc để viết một email bằng tiếng Anh chuẩn

Mọi email đều có một cấu trúc cơ bản: dòng tiêu đề, lời chào, phần thân và lời kết. Nhưng để viết một email bằng tiếng Anh hoàn chỉnh, chuyên nghiệp, có một số tiêu chuẩn và quy tắc mà bạn cần tuân thủ sẽ được đề cập dưới đây:

Dòng tiêu đề

Dòng tiêu đề có thể được coi là phần quan trọng nhất của email, mặc dù nó thường bị lãng quên và bỏ qua bởi người gửi. Dòng tiêu đề thể hiện ngắn gọn, cô đọng và thu hút người nhận về những gì email sẽ truyền đạt cho người đọc, email của bạn sẽ tránh bị đưa vào mục Spam. 

Ví dụ, thay vì chỉ viết “Question.” ở phần tiêu đề, hãy nói rõ và cụ thể hơn: “Question About Schedule for Friday’s Meeting.” Bằng cách này, người nhận sẽ ngay lập tức biết rõ nội dung chính của email mà họ được nhận, trước khi họ chính thức mở ra để đọc.

Lời chào

Tuỳ thuộc vào mức độ trang trọng, chuyên nghiệp mà bạn viết một lời chào thích hợp. Nếu đây là email gửi cho bạn bè, người thân gần gũi, bạn có thể sử dụng:

“Hey [First Name].”, “Hi [First Name]” hoặc “Hello [First Name]

Nếu bạn không biết tên của người nhận, bạn có thể sử dụng “To Whom It May Concern.”

Bạn nên thêm dấu phẩy vào ngay sau lời chào bởi vì đây là một tiêu chuẩn phổ biến mà mọi email đều sử dụng.

Phần thân (nội dung chính)

Đây là nơi bạn truyền tải thông điệp và những thông tin cần trao đổi. Nếu đây là một email công việc, hãy chú ý sử dụng ngữ pháp và từ vựng phù hợp, có tính chuyên nghiệp cao. Nếu đây chỉ là một email thăm hỏi với những người thân thiết, bạn có thể thoải mái trong sử dụng ngôn ngữ (dùng tiếng địa phương, tiếng lóng, từ viết tắt, teencode.

Lời kết

Cũng như phần thân, hãy căn cứ vào mức độ trang trọng của email để sử dụng lời kết thích hợp. “Lots of love”, “Best regards”, “Warm regards”,… được xem là những lời chào thân mật. Nếu là email công việc, hãy sử dụng “Yours sincerely”, “Your faithfully”,…

Lỗi viết email bằng tiếng Anh thường gặp

Quá dài hoặc quá ngắn

Khi viết email bằng tiếng Anh, vì lý do thời gian mà người gửi rút gọn nội dung quá ngắn khiến người đọc cảm thấy khó hiểu và không nắm được đầy đủ vấn đề. Cũng có thể, email quá dài và có quá nhiều thông tin khiến người đọc có thể bỏ qua email hoặc chỉ đọc một phần nội dung chính.

Vì vậy, hãy viết email với nội dung vừa đủ, định dạng in đậm hoặc in màu các ý chính để người đọc có thể nhanh chóng nắm được những gì cần thiết nhất mà bạn muốn truyền đạt.

Không chia thành các đoạn văn cụ thể

Một email chuẩn là một email với các đoạn văn được chia dựa trên mục đích chính của từng đoạn. Mỗi đoạn văn sẽ xoay quanh một vấn đề cụ thể. Do đó, người gửi cần phân chia email của mình thành các đoạn và đảm bảo chúng không lặp lại, lủng củng hay lan man.

Lỗi ngữ pháp và sai chính tả

Đây là lỗi phổ biến nhất thường gặp nhưng khá dễ dàng khắc phục qua các công cụ kiểm tra chính tả như Grammarly. Đảm bảo ngữ pháp và từ vựng chuẩn thể hiện sự tôn trọng và đầu tư chỉnh chu của bạn dành cho người nhận. 

Thiếu đoạn nội dung ngắn về mục đích viết email bằng tiếng Anh

Ngay sau phần Lời chào, bạn cần có một đoạn (khoảng 1-2 câu) tóm tắt nội dung chính của email bạn đang viết. Mọi người thườn rất bận rộn với công việc của mình. Một đoạn nói lên mục đích chính của email sẽ giúp người nhận nhanh chóng nắm được vấn đề và sự cấp thiết, quan trọng của email.

Bài mẫu viết email bằng tiếng Anh 

Subject: [Strategy meeting follow up]

Hello everyone,

Thank you all again for attending our most recent strategy meeting. I was really impressed by the participation and ideas of everyone present.

As promised, I’ve attached a copy of everything we discussed and some action items and goals that I’d like us all to think about in the upcoming months.

Please review the attachment and discuss them with your respective teams. Then, I’d like an email update on how each of your departments intends to implement those goals by the end of the day next Friday. If you have any questions, or if, for any reason, you need more time, don’t hesitate to reach out before Friday.

Thank you,

Anya Jensen

Nguồn: In English With Love

Email là một công cụ giao tiếp quan trọng và phổ biến trong kỷ nguyên số ngày nay. Trên đây là cấu trúc và bí quyết hữu ích để viết email bằng tiếng Anh hoàn chỉnh và chuyên nghiệp nhất. Hy vọng bạn học đã bỏ túi được những kiến thức thiết thực để áp dụng vào học tập, công việc và hoàn thành chúng một cách hiệu quả! Đừng quên ghé thăm các chủ điểm học tiếng Anh thú vị khác tại Language Link Academic nhé!

Xem thêm:

Mẫu hợp đồng tiếng Anh thương mại chuẩn nhất