Cấu trúc viết thư tiếng Anh và thư mẫu tham khảo hay nhất

Trong hành trình hội nhập quốc tế, tiếng Anh ngày càng được sử dụng phổ biến, ngay cả trong giao tiếp trực tiếp lẫn gián tiếp (thư từ, gmail, tin nhắn,…). Yêu cầu tiêu chuẩn hoá trên toàn cầu đòi hỏi mọi người, nhất là học sinh, sinh viên và người đi làm, cần nắm vững các tiêu chuẩn về nội dung và định dạng, cấu trúc viết thư tiếng Anh chuẩn. Language Link Academic cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích và cần thiết nhất mà bạn có thể tham khảo để có một bức thư hoàn chỉnh.

I. Các dạng cấu trúc viết thư tiếng Anh phổ biến

Có 3 dạng cấu trúc viết thư tiếng Anh phổ biến thường được sử dụng là Block, Semi-Block và Modified Block. Tuỳ thuộc vào văn hoá của doanh nghiệp hay sở thích cá nhân mà bạn có thể chọn cách trình bày phù hợp nhất. Tuy nhiên, bạn nên nắm cả 3 dạng này để có thể sử dụng thống nhất, tránh trình bày lộn xộn trong thư, trở thành điểm trừ rất lớn trong mắt người đọc (nhất là các nhà tuyển dụng)

1. Cấu trúc viết thư tiếng Anh dạng khối (Block)

Thư ở dạng này sẽ được viết không thụt lề, có một số ngắt dòng, căn tất cả dòng lề trái, và các đoạn văn có khoảng cách đơn. Khi nhìn vào bức thư dưới dạng Block, bạn có thể nhận thấy rằng các phần xuất hiện trong các khối, giống như tên của nó: Block. Đây là dạng trình bày được ưu chuộng vì sự đơn giản, gọn gàng của nó. Cũng chính vì vậy, các đơn vị doanh nghiệp chọn viết thư công việc của họ ở định dạng khối.

2. Cấu trúc viết thư tiếng Anh dạng Modified Block

Cấu trúc viết thư tiếng Anh dạng Modified Block khác dạng khối Block ở chỗ phần địa chỉ tác giả, ngày tháng và phần kết định dạng căn lùi lề trái khoảng 3 inch. Còn lại, dạng này vẫn giống Block ở các quy tắc căn bản: được viết không thụt lề, có một số ngắt dòng, căn tất cả dòng lề trái, và các đoạn văn có khoảng cách đơn.

3. Cấu trúc viết thư tiếng Anh dạng Semi-Block

Semi-Block yêu cầu người viết phải viết phần đầu của mỗi đoạn văn thụt vào năm khoảng cách ký tự và các đoạn văn được phân tách bằng dấu cách kép. Toàn bộ văn bản sẽ được căn thẳng lề trái ngoại trừ ngày tháng, địa chỉ và phần kết. 

II. Hướng dẫn cách viết thư tiếng Anh chuẩn nhất 

1. Chủ đề thư (Heading)

Ở phần Heading, bạn cần viết đầy đủ các thông tin sau: Họ tên người gửi, địa chỉ, thông tin liên lạc, ngày, tháng và địa chỉ người nhận.

Với cách viết thư bằng tiếng Anh, ngày tháng trong thư phải được viết phải dạng tháng, ngày đến năm. Đối với các thư formal, thông tin của người nhận cũng phải được thể hiện rõ ràng như họ tên, địa chỉ nhận, chức vụ, thông tin liên lạc, …

Ví dụ:

456 AnyplaceCity

Zip Code

Date

Mr. ABC

ABC Corporation

Place

City

Zip Code

Nguồn: Docformats

2. Đoạn mở đầu

Sau khi viết các thông tin cơ bản, bạn cần viết một câu dẫn trước khi đi vào nội dung thư. Câu dẫn thể hiện mục đích và bối cảnh bạn viết bức thư đó.

Ví dụ đoạn mở đầu:

My friend and your former employee informed me about a job vacancy of Office Manager at ABC Corporation. I have a five-year experience of Administrative Assistant and it would be a great opportunity to work for your company.

Nguồn: Docformats

3. Phần nội dung chính

Ở phần này, bạn thể hiện chi tiết hơn những thông tin cụ thể bạn muốn truyền đạt cho người nhận. Bạn cần trình bày rõ ràng tất cả lý do và sự việc. Nếu bạn viết thư xin việc, hãy tập trung nhấn mạnh điểm mạnh và kinh nghiệm trước đó của bản thân cũng như những yếu tố then chốt cho thấy bạn phù hợp với vị trí bạn ứng tuyển.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần sử dụng ngôn ngữ phù hợp với bối cảnh và đối tượng nhận thư. Nếu đây là một bức thư gửi cho người thân, gia đình, hãy sử dụng những cách dùng từ thông dụng, từ ngữ thân thiện. Nếu đây là một bức thư giao tiếp trang trọng trong công việc, bạn cần sử dụng chuẩn các ngôn từ, kiểm tra kỹ lỗi ngữ pháp.

4. Phần kết

Sau khi hoàn thành phần nội dung của bức thư, hãy bỏ qua một khoảng trắng và chèn một lời chào. “Sincerely” thường là một lời chào hay, theo sau là dấu phẩy. Các lời cháo có nhiều dạng, chẳng hạn như “Your faithfully” “Best regards”. Sau khi viết lời chào, hãy bỏ qua ba dòng và ký và viết tên và chức danh của bạn (nếu có)

Mẫu đoạn kết:

Thank you for considering my application.

Best Regards,

Mr. ABC

III. Tham khảo một số thư tiếng Anh mẫu

Nicole Thomas

35 Chestnut Street, Dell Village, Wisconsin 54101 · 555-555-5555 · nicole@thomas.com

September 5, 2022

Jason Andrews

Manager

LMK Company

53 Oak Avenue, Ste 5

Dell Village, Wisconsin 54101

 

Dear Mr. Andrews,

I’m writing to resign from my position as customer service representative, effective September 16, 2022.

I’ve recently decided to go back to school, and my program starts in late September. I’m tendering my resignation now so that I can be as helpful as possible to you during the transition.

I’ve truly enjoyed my time working with you and everyone else on our team at LMK. It’s rare to find a customer service role that offers as much opportunity to grow and learn, and perhaps more rare to find such a positive, inspiring team of people to grow and learn with.

I’m particularly grateful for your guidance while I was considering furthering my education. Your support has meant so much to me. 

Please let me know if there’s anything I can do to help you find and train my replacement.

Thanks and best wishes,

Signature (hard copy letter)

Nicole Thomas

Nguồn: The Balance Careers

Việc viết thư tiếng Anh chắc chắn sẽ dễ dàng hơn khi bạ đã nắm chắc cấu trúc của nó phải không nào. Hy vọng bài chia sẻ và bài mẫu bên trên sẽ góp phần mang lại hiệu quả cho bạn khi viết thư. Đừng quên theo dõi thêm nhiều bài viết của Language Link Academic ở mục thư viện tiếng Anh này nhé.

Xem thêm:

Cách viết thư tiếng Anh chuẩn và thông dụng nhất kèm bài mẫu

Hướng dẫn viết thư mời sinh nhật bằng tiếng Anh dễ thương nhất