Cách viết thư công việc tiếng Anh chuẩn như người bản ngữ

Viết thư công việc (formal letter) hay cho bạn bè, người thân (informal letter) là một trong những kỹ năng cơ bản và rất quan trọng mà chúng ta cần phải nắm rõ. Sự khác biệt của hai loại thư này chủ yếu trong cách các kiểu diễn đạt từ ngữ: Trang trọng (formal) hay thân mật (informal). Việc viết một lá thư công việc chuẩn về hình thức, nội dung và ngôn từ sử dụng sẽ góp phần không nhỏ trong thành công về công việc của bạn. Vì thế, trong bài viết này, Language Link Academic sẽ giúp các bạn tìm hiểu về các bí quyết để có thể viết một lá thư công việc tiếng Anh thật chuẩn nhé.

I. Các hình thức trình bày chính

Trước khi bắt đầu viết thư, bạn nên chọn hình thức trình bày. Hiện nay, thư công việc tiếng Anh có ba hình thức trình bày chính đó là: kiểu block, kiểu modified block và kiểu semi block. Bạn muốn chọn hình thức nào cũng được, nhưng hãy nhớ rằng “khi đã chọn, bạn nên trình bày đúng theo hình thức đó, đừng trình bày nửa nọ nửa kia, vì sẽ gây khó chịu cho người đọc và tạo cảm giác không chuyên nghiệp.”

1. Kiểu Block

Toàn bộ văn bản được sắp thẳng theo lề trái, hàng đầu tiên của các đoạn văn bản không thụt vào.

2. Kiểu Modified Block

Toàn bộ văn bản được sắp thẳng theo lề trái, trừ địa chỉ tác giả, ngày và phần kết, các đoạn văn bản không thụt đầu dòng. Cả ba thành phần địa chỉ tác giả, ngày và phần kết nên được căn cùng khoảng cách đến lề trái, thông thường là 3 inch.

3. Kiểu Semi-Block

Toàn bộ văn bản được sắp thẳng theo lề trái, trừ địa chỉ tác giả, ngày và phần kết, các đoạn văn bản được thụt vào ở dòng đầu tiên. Cả ba thành phần địa chỉ tác giả, ngày và phần kết nên được thụt vào cùng 1 vị trí.

II. Cấu trúc chuẩn của một lá thư công việc tiếng Anh

Một lá thư công việc tiếng Anh chuẩn thường được cấu trúc làm 8 phần chính. Bạn có thể xem minh họa về vị trí của 8 phần chính của lá thư ở hình dưới đây. Trong phần này, Language Link Academic sẽ giúp bạn biết ở từng phần chính này, bạn nên ghi những thông tin gì nhé.

1. Letter head (Phần đầu thư)

Phần này nêu thông tin liên lạc của người gửi bao gồm:

• Tên người gửi.
• Địa chỉ (tên đường, thành phố, quốc gia).
• Số điện thoại và địa chỉ email.

Nguyên tắc 1: Khoảng cách giữa các phần trong lá thư công việc là 2 dòng trắng.

2. Date (Ngày tháng)

Ngày tháng sẽ được trình bày theo định dạng: [Tháng] [Ngày], [Năm]. Vd: October 20th, 2017

Nguyên tắc 2: Sau ngày viết thư không sử dụng dấu chấm câu.

3. Inside address (Địa chỉ người nhận)

Phần này chỉ có trong dạng thư formal.

Phần này bao gồm thông tin liên lạc của người nhận thư, gồm: họ tên người nhận, chức vụ, tên công ty, địa chỉ, điện thoại và email liên lạc (nếu có).

4. Subject (Chủ đề)

Phần này không bắt buộc phải xuất hiện trong một lá thư công việc. Tuy nhiên, thông thường, chúng ta nên nêu rõ chủ đề của thư để người đọc dễ hình dung.

Chủ đề của thư thường được bắt đầu bằng “Subject:”, hoặc “Re:”. Nếu bạn viết thư để ứng tuyển cho vị trí nào đó, bạn có thể để chủ đề bắt đầu bằng “Apply to:”.

Nguyên tắc 3: Sau từ “subject”, “re” nên ngắn gọn chủ đề và viết hoa, in đậm toàn bộ.

5. Salutation (Lời chào hỏi)

Các bạn nên chọn lời chào phù hợp với đối tượng của thư.

Trường hợp không biết tên người nhận	Sử dụng” Dear Sir,” hoặc “Dear Madam” để chào hỏi.
Trường hợp biết tên người nhận	Sử dụng “Dear Mr./Ms. + Tên,” để chào hỏi.	Vd: Dear Mr John,

Nguyên tắc 4: Sau phần chào hỏi, luôn sử dụng dấu phẩy “,”.

6. Body (Nội dung của thư)

Phần này tùy theo mục đích cụ thể, bạn sẽ có cấu trúc khác nhau. Thông thường, phần này bao gồm 3 đoạn chính.

• Đoạn 1: Trình bày lý do và mục đích viết thư
• Đoạn 2: Trình bày sự việc chính cần được giải quyết
• Đoạn 3: Trình bày mong muốn và nguyện vọng

7. Complimentary close (Lời chào cuối thư)

Có thể dựa vào lời chào đầu thư để chọn cho phù hợp nhất.

Lời chào đầu thư		Lời chào cuối thư
1. Dear Sir		1. Your Faithfully
2. Dear Mr. John		2. Your Sincerely

8. Signature (Ký tên)

Nơi mà bạn ký và ghi rõ họ tên và chức vụ của mình.

Nguyên tắc 5: Để tránh nhầm lẫn về giới tính, bạn nên thêm Mr/ Ms/ Miss trước tên của mình.

III. Lưu ý về ngôn ngữ trong thư sử dụng trong công việc

• Không viết tắt (I’m, I’ll, I don’t) mà phải viết rõ ràng ra ( I am, I will, I do not).
• Không dùng tiếng lóng và từ thân mật: Wanna, mate, kid,…
• Viết câu ngắn gọn, đầy đủ chủ ngữ và vị ngữ, đặc biệt là không nên viết câu phức với nhiều mệnh đề.
• Tuyệt đối tránh lỗi chính tả và lỗi văn phạm, chú ý vào việc sử dụng dấu câu, tốt nhất không nên dùng dấu chấm than (!).

Sử dụng những bí quyết viết thư công việc tiếng Anh trên sẽ đảm bảo cho bạn có được một lá thư chuẩn mực, kết hợp với quá trình luyện tập thường xuyên và đọc nhiều thư mẫu sẽ giúp bạn có được một lá thư tuyệt vời. Hi vọng các bạn có thể tìm được cho mình bí quyết hiệu quả nhất thông qua bài viết. Nếu bạn muốn nâng cao trình độ tiếng Anh của mình trong công việc, cuộc sống và giao tiếp thì bạn có thể tham gia khóa học tiếng Anh cho sinh viên và người đi làm của Language Link Academic nhé. Chúng tôi xin chúc các bạn thành công!

Đọc thêm:

• Hướng dẫn cách viết e-mail công việc dễ dàng hơn
• Những thành ngữ tiếng Anh thông dụng trong môi trường công sở
• Hướng dẫn viết thư cảm ơn sau phỏng vấn siêu chuẩn