Cách trả lời email bằng tiếng Anh hoàn chỉnh nhất

Tóm tắt nội dung bài viết hide

Một số cách trả lời email bằng tiếng Anh thông dụng

Cấu trúc viết trả lời email bằng tiếng Anh chuẩn

Ví dụ về cách trả lời email bằng tiếng Anh

Lưu ý quan trọng khi viết thư

Một số cách trả lời email bằng tiếng Anh thông dụng

Có nhiều cách trả lời email bằng tiếng Anh khác nhau, tuỳ thuộc vào ý định, mục đích hoặc đối tượng bạn gửi email để lựa chọn hình thức phù hợp nhất. Nhìn chung, có 2 cách phản hồi dưới đây:

Email trả lời tự động

Email trả lời tự động

Trong thời đại công nghệ số, có nhiều công cụ để bạn có thể thiết kế sẵn email trả lời tự động. Loại email này thường được sử dụng nhiều trong kinh doanh với số lượng khách hàng quá lớn và bạn không thể có đủ thời gian, công sức để phản hồi email. Ngoài ra, bạn có thể dùng chức năng này để thiết lập thư tự động thông báo cho mọi người về việc vắng mặt của bạn và không thể trả lời họ ngay lập tức.

Email được cá nhân hoá

Email cá nhân hoá

Đây là hình thức phản hồi phổ biến hiện nay. Với hình thức này, bạn thiết kế nội dung email riêng cho từng cá nhân người nhận. Và để có một email cá nhân hoá hoàn chỉnh, bạn cần học những kỹ năng viết mail cơ bản và sẽ được hướng dẫn chi tiết trong đề mục dưới đây.

Cấu trúc viết trả lời email bằng tiếng Anh chuẩn

Phần mở đầu

Bắt đầu với lời chào “Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A” hoặc “Dear Sir/ Dear Madam“ nếu bạn không biết tên của người nhận.

Phần thân

Sau khi gửi lời chào, bạn cần bắt đầu với một lời chào và mục đích của bức thư nêu rõ về việc bạn đã nhận email trước đó và đây là email phản hồi cho những thắc mắc, vấn đề đã được đề cập. 

Ví dụ: Thank you for inquiring about our new marketing agency position on our website.

Hoặc I am very happy to receive your requests about our products.

Tiếp theo là phần nội dung chính của email. Bạn hãy chia email thành nhiều đoạn, tương ứng mỗi đoạn là câu trả lời/phản hồi của bạn về những thắc mắc mà người nhận đã đề cập trong email trước đó.

Phần kết

Một lời cảm ơn là vô cùng cần thiết ở bất kỳ email nào, thể hiện sự tôn trọng và phép lịch sử của bạn đối với người nhận. Cuối thư, hãy gửi lời chào và đừng quên ký tên để kết thúc thư.

Ví dụ:

Best regards,

Thao. 

Ví dụ về cách trả lời email bằng tiếng Anh

Ví dụ thư chấp nhận 

“Dear Mrs. White,

I am pleased to tell you that your application to our company has been approved. It is great to have you as one of our new teammates for the upcoming days.

Mrs. White, as we said before in our last interview, our vision is to be one of the best websites where provides online English course to students all over the world. With millions of users, our website needs great coders to remain and develop. And of course, we hope you will the one who can create new value to this.

Our entire team looks forward to an open and professional partnership with you. If you have any questions, don’t hesitate to contact me via this email.

Have a productive day!

Best regards,

Thao.”

Ví dụ thư từ chối lời mời

“Dear Mr. Chen,

Pardon the delay in responding to your email. Recently, I have been in the process of setting up my own startup so I have been quite busy.

I very much appreciate your invitation to work for your company. However, as I said above, time may not be appropriate for me to accept your invitation.

Thank you for understanding.

Best regards,”

Nguồn: Ejoy English

Trả lời khách hàng cho những thắc mắc về sản phẩm

“Dear Mrs.Jones,

Thank you for your inquiry about our new office cleaning service. We are currently providing top-rated service in the Chicago area. In order to provide you an estimation of the cost of our services and more information, I would like to schedule a meeting at your office on any working day.

Do not hesitate to email or call me via the hotline if you have any further questions. I hope we can provide our service to you soon.

Sincerely,

Thao.”