Cách viết thư tiếng Anh chuẩn và thông dụng nhất kèm bài mẫu

Viết thư là một kĩ năng quan trọng mà tất cả mọi người, từ học sinh đến sinh viên, người đi làm đều cần nắm vững để có thể truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả, dễ hiểu. Theo sự phát triển của hội nhập quốc tế, viết thư tiếng Anh trở nên phổ biến và đòi hỏi bạn cần phải nắm được những lưu ý cơ bản để có một bức thư hoàn chỉnh. Bất kỳ loại thư nào, dù là trang trọng hay không trang trọng, đều có những quy tắc nhất định mà Language Link Academic sẽ giới thiệu với các bạn phía dưới đây.

Nên viết thư tiếng Anh loại nào?

Thư trang trọng (formal) hay không trang trọng (informal) là cách mà chúng ta dùng để phân loại khi viết thư tiếng Anh hiện nay. Lựa chọn loại thư nào tuỳ thuộc vào ngữ cảnh và đối tượng bạn muốn gửi thư. Đối với bạn bè, người thân, bạn nên gửi một lá thư tiếng Anh không trang trọng thể hiện sự quan tâm, nội dung gần gũi. Đó có thể là:

• Thư viết tay
• Thư gửi qua email
• Thư gửi qua phương tiện truyền thông xã hội (Messenger, Instagram,…)

Đối với thư được gửi trong các mối quan hệ công việc hoặc những người không thân quen, bạn nên lựa chọn viết thư dưới dạng formal (trang trọng). Điều này đảm bảo sự tôn trọng và phép lịch sự tối thiểu mà bạn cần có dành cho đối tượng nhận thư. Đó có thể là:

• Thư xin việc
• Thư nghỉ việc
• Thư chào hàng, hỏi hàng
• Thư quảng cáo
• …

Cách viết một lá thư tiếng Anh trang trọng 

Đặc điểm của một lá thư tiếng Anh trang trọng

Thư dưới dạng trang trọng (formal) như thư xin việc, giao nhiệm vụ, thông báo hợp đồng,… đều là những dạng bạn cần phải nắm khi bước vào thị trường lao động, nhất là dân văn phòng. Các bức thư trang trọng có cấu trúc và định dạng nhất định. 

Hai cách trình bày thư trang trọng phổ biến nhất là kiểu khối (Block Style) và AMS (American Mathmetical Society). Kiểu khối đòi hỏi các đoạn văn được căn chỉnh lề trái và không sử dụng thụt đầu dòng. Kiểu AMS căn bản giống kiểu khối nhưng có hai điểm khác biệt chính đó là:

• Đừng để trống dòng giữa địa chỉ đầy đủ của người gửi và ngày tháng. Ngày đi kèm ngay bên dưới địa chỉ. 
• Phong cách AMS luôn sử dụng dòng tiêu đề thay cho hoặc trước lời chào. Dòng chủ đề phải được viết hoa toàn bộ và tóm tắt nội dung của bức thư không quá một dòng, chẳng hạn như “YOUR PRESENCE IS REQUESTED AT SCOTLAND YARD.” Đối với lời chào, hãy để trống một dòng trước và sau dòng chủ đề.

Cùng tìm hiểu cách viết thư tiếng Anh với từng kiểu trong phần tiếp theo nhé!

Cấu trúc chính xác nhất khi viết một lá thư tiếng Anh trang trọng

Bước 1: Viết thông tin liên hệ và ngày tháng

Tất cả các thư trang trọng dưới dạng kiểu khối đều bắt đầu với thông tin liên lạc và ngày, căn chỉnh bên trái. Với tư cách là người gửi, hãy nhập tên đầy đủ và địa chỉ của bạn căn chỉnh ở phía bên trái.

Nếu bạn đang viết trên phiên bản thư trang trọng của công ty đã bao gồm thông tin này, bạn không cần phải viết lại thông tin liên hệ. 

Sau địa chỉ của bạn, hãy bỏ qua một dòng và sau đó thêm ngày bạn viết thư. 

Cuối cùng, bỏ qua một dòng một lần nữa và thêm tên và địa chỉ đầy đủ của người nhận. Vui lòng bao gồm chức danh công việc của họ bên dưới tên của họ nếu có liên quan. Để trống một dòng sau thông tin liên hệ trước khi viết lời chào. 

Bước 2: Viết lời chào

Những bức thư trang trọng luôn có lời chào ở đầu nội dung viết như một dấu hiệu cho thấy thông điệp của bạn sắp bắt đầu.

Hầu hết các lời chào bắt đầu bằng “Dear + tên người nhận”. Tất cả các lời chào đều phải viết hoa và kết thúc bằng dấu phẩy. 

Nếu bạn không biết tên của người nhận, bạn cũng có thể sử dụng chức danh công việc người nhận hoặc thậm chí tên bộ phận, ví dụ: “Dear HR Representative”. Phương án cuối cùng, bạn có thể sử dụng cách chào chung chung “To Whom It May Concern” trong bất kỳ trường hợp nào. Cố gắng tránh dùng “Dear Sir or Madam”, vì nó khá lỗi thời.

Bước 3: Viết phần nội dung thư

Đây là nơi bạn truyền tải nội dung, thông điệp chính mà bạn muốn nhắn nhủ được người nhận. Phần nội dung cần được tuân theo các quy tắc ngữ pháp tiếng Anh thông thường, và chú ý không thụt lề đầu tiên ở các đoạn văn.

Mỗi công ty có môi trường văn hoá giao tiếp khác nhau, do đó bạn có thể điều chỉnh giọng văn phù hợp với đối tượng bạn gửi đến, và tốt nhất không nên sử dụng các câu nói có tính giễu cợt, đùa giỡn hay thiếu tôn trọng để tránh ấn tượng xấu từ phía người nhận. 

Bước 4: Viết phần Complimentary close

Trước chữ ký xác thực, bạn cần thêm vào phần Complimentary close. Một số cụm phổ biến thường dùng đó là: “Sincerely, Yours sincerely/Your faithfully, Best regards,…”.  Cũng như lời chào, bạn cần thêm dấu “,” vào ngay sau cụm complimentary close.

Ngoài ra, hãy luôn nhập tên của bạn bên dưới chữ ký , cùng với chức danh công việc của bạn nếu có liên quan.

Bước 5: Đề cập tài liệu kèm theo

Bước cuối cùng này chỉ cần thiết nếu bạn cần gửi các tài liệu bổ sung kèm theo thư, chẳng hạn như sơ yếu lý lịch hoặc CV, đơn xin việc, chứng từ, v.v. 

Dưới chữ ký của bạn, bỏ trống một dòng sau đó viết ““Enclosure:” với danh sách các tài liệu bạn đã đưa vào ngay sau dấu hai chấm. 

Bài tham khảo thư trang trọng dưới dạng kiểu khối 

“Detective Inspector G. Lestrade

35 Victoria Embankment

London, England SW1A 2JL, UK

July 1, 1888

Mr. Sherlock Holmes

221B Baker St.

London, England NW1 6XE, UK

Dear Mr. Holmes,

On behalf of the London police force, we request your presence at New Scotland Yard at your earliest convenience. We have a case that requires your special expertise, and we’d prefer to discuss the details in person, considering the sensitivity of the information. Any time before the end of the month is acceptable. 

Sincerely,

G. Lestrade

Detective Inspector

Enclosure: Visitor pass”

Nguồn: Grammarly

Bài tham khảo thư trang trọng dưới dạng kiểu AMS

Detective Inspector G. Lestrade

35 Victoria Embankment

London, England SW1A 2JL, UK 

July 1, 1888

YOUR PRESENCE IS REQUESTED AT SCOTLAND YARD

Dear Mr. Holmes, 

[. . .]

Nguồn: Grammarly

Cách viết một lá thư tiếng Anh không trang trọng (informal)

Các bước viết một lá thư tiếng Anh không trang trọng

Một lá thư không trang trọng không đòi hỏi nhiều quy tắc bạn cần phải tuân theo. Nhìn chung, lá thư loại này thường đơn giản và gần gũi với người nhận.

Bước 1: Đặt tháng ngày ở trên cùng (không bắt buộc)

Ngày nay, việc ghi thời gian viết thư là không còn cần thiết, do đó bạn có thể tuỳ chỉnh theo mong muốn của bạn.

Bước 2: Viết lời chào

Bạn có thể sử dụng lời chào tuỳ thích (có thể điều chỉnh theo mức độ thân thiết hay vai vế của bạn với người nhận) sao cho vẫn đảm bảo được phép tôn trọng và lịch sự tối thiểu đối với người nhận.

Ngoài cách “Dear + tên người nhận”, bạn có thể sử dụng “Hello + tên người nhận” hay “Hi + tên người nhận”.

Tuy nhiên, bạn vẫn hãy nhớ viết dấu phẩy vào ngay sau lời chào nhé.

Bước 3: Viết nội dung thư

Bạn truyền tải những thông điệp, nội dung nhắn nhủ của người nhận, và thường thư không trang trọng thường đi kèm với nội dung chia sẻ tin tức, hỏi thăm lẫn nhau. Giọng điệu thư gần gũi, thân thiện và thoải mái hơn, có thể sử dụng tiếng lóng, tiếng địa phương hoặc bất kỳ ngôn ngữ riêng nào giữa hai người.

Bước 4: Viết phần Complimentary close

Phần Complimentary close ngoài những cụm được gợi ý ở viết thư trang trọng, bạn nên sử dụng những cụm gần gũi hơn, tình cảm hơn như: “Lots of love, See you soon, Warm regards,…” và đừng quên thêm dấu phẩy ngay sau phần này.

Bài mẫu thư không trang trọng:

July 2, 1888

What’s up, Lestrade!?

It’s Sherlock! So stoked to receive your letter. Of course I’ll come to Scotland Yard ASAP, no worries. 

XOXO, 

Sherlock “Best Detective Ever” Holmes 

Nguồn: Grammarly

Trên đây là tổng hợp những gì bạn cần nắm để viết thư tiếng Anh hoàn chỉnh, dù là ở dạng nào. Hãy liên tục cập nhật và theo dõi các điểm tin kiến thức khác của Language Link Academic để dung nạp những lượng thông tin bổ ích nhất nhé!

Xem thêm:

Bí quyết viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh vừa chuẩn vừa xúc động

Hướng dẫn viết thư cảm ơn sau phỏng vấn siêu chuẩn

Hướng dẫn viết thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh chuẩn nhất?

Hướng dẫn viết thư xin tăng lương bằng tiếng Anh hữu hiệu nhất?